業務をDX化できる環境を作るのに費用はいりません。
「googleアカウント」を作るだけ
簡単に業務をDX化できる環境が無料で構築できます。
こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
エースラボ「簡単シンプルＤＸ」では、これまで全国の多種多様な業種の中小企業様の
業務の見直しに携わり、延べ80件以上の業務をDX化（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）してきました。
しかもその業務改善は基本的に無料のサービスを使って実施しており、
システムやソフトウェア利用料などのコストは発生しておりません。
今回は、無料かつ簡単に実践できるエースラボ「簡単シンプルＤＸ」で活用している業務DX化環境作りについて
以前も少し触れましたが改めて順番にご紹介していきたいと思います。
エースラボでは
googleが提供している無料ツールを活用しています。
主に使用しているのは
、
・googleドライブ（クラウドデータサービス）
・googleスプレッドシート（表計算）
・googleドキュメント（文書作成）
の３つです。
この3つだけで、間接業務をDX化することが可能です。
例えば、印刷している文書データ。
印刷の手間がかかるだけでなく、内容が変わると再印刷が必要であったり、書類保管の手間もかかります。
これらの非効率さはgoogleドキュメントで文書データを共有するだけで、印刷不要、資料の再作成も不要、
紙での保管も不要となりすべてまとめて解決できます。
また、もし売上を紙の伝票で管理していたり、担当それぞれが個別で売上管理しているなど行っている場合は、
googleスプレッドシートの活用がおすすめです。
googleスプレッドシートを使ってみんなで共有、共同編集（みんなで同じシートを編集できる機能）すれば、
1つの表計算シートに全てのデータを簡単に集めることができるようになります。
実績を自動集計・分析する仕組みも作れますので、いつでも最新の正確な実績データが自動的に得られるようになります。
もちろん、かかる時間や手間はゼロです！
これは日々の業務の効率化だけでなく、経営自体にも高い効果が得られ、今まで以上に情報を上手に活用できる社内環境が構築されます。
このように、google無料ツール３点あれば資料作成とデータ管理業務はＤＸ化され、劇的な効率化が可能です。
間接業務にかかる時間は少なくとも今までの半分にすることが可能です！
つまり、お金をかけずに業務をDX化する環境は作れるということです。
しかも、難しい仕組みや費用は一切不要です。
業種も問いません。
会社の規模も問いません。
ネット環境だけあればOKです。
始めるリスクはゼロですので、
まずはgoogleの無料サービスを活用して効率化の「仕組み」を作ってみるというやり方がおすすめです。
実際にエースラボでは、ほとんどがgoogleの無料ツールだけで様々な業種のお客様先の資料を作成しています。
例としていいよくある活用シーンを１つあげますと、リモート会議をしながらの共同編集があります。
共有された１つの資料をリモート会議で画面共有もしながら打ち合わせを行い、複数人で同時に資料作成を進められます。
もしこれが出来ないと大変です。
「資料がいまどこまで進んでるか？」をお互いに認識し合うするだけでも
ひと手間になったりなど情報共有自体が非常に非効率になってしまいます。
本来は１時間で終わる作業が、下手したら日単位での時間ロスが発生することもあり、その分業務も遅れてしまいます。
仕事が予定通りに終わりらない可能性も出てきてしまうので、google無料ツール３点がないと仕事になりません。
無料でＤＸ環境が作れちゃうgoogleのサービスですが、利用するにあたって１点だけ必ず必要なものがあります。
それは「googleアカウント」です。
「googleアカウント」とは、googleに氏名、メールアドレス、パスワード等の情報を登録して、ユーザー登録をすることです。情報を登録することで、googleの提供するサービスを無料で使用できるようになります。
このgoogleアカウントがないと上記で紹介している業務DX化を実践できるgoogleの無料ツールは使えません。
本記事「誰でもできるＤＸ！」でもこれまで簡単DX化のやり方をお伝えしたり、
いくつかサンプルシート（googleスプレッドシート）をご提供させて頂いておりますが、
実践、活用するにはこの「googleアカウント」が必要になります。
ですので「googleアカウントを持ってません」という方は簡単に作成できますので、
この機会にgoogleアカウントを作成し、簡単DXができる環境を整えておきましょう。
googleアカウントの作成方法を分かりやすく解説してくれているWebサイトがありますのでご紹介いたしますので、
こちらを参照頂ければと思います。
リンク：「Googleアカウントの作成方法を画像つきでわかりやすく解説！注意点やよくある質問も紹介」
ちなみに、現在使われているメールアドレス（例えば会社のメールアドレス）でもgoogleアカウントは作れます。
「アカウントを作るためにメールアドレスが増えるのは嫌だ」という方は普段使いのメールアドレスでご登録ください。
googleアカウントが作成できましたら業務をDX化できる環境は完成です！！
試しに一度、「googleドライブ」にアクセスしてみてください。
ネットで「googleドライブ」と検索して頂ければ、検索結果から直ぐにアクセスできます。
※「googleドライブ」とは、googleのクラウドサービスの名称です。
15GBまでデータを無料でクラウドに保存できます。
画像やPDFはもちろん、エクセル・ワードのデータもOKです。
この「googleドライブ」に社内の業務資料を保存することで、データ共有、共同編集ができるようになれます。
データ紛失、漏洩などのセキュリティ面も強化され、データリスク管理にも繋がります。
画像：googleドライブの画面
次回はこのgoogleドライブについてもう少し詳しくお話していきたいと思います。
「やり方は分かったけど・・時間もないし手間だな・・」という方は、以下の方法で伊藤までご連絡ください。
無料でお手伝いいたします！！
具体的には、実際に行っている業務を１つ選定し、
googleの無料ツールを活用して、「既存の業務を試しにＤＸ化してみる」ということをお手伝いさせて頂きます。
そのお試し体験を利用してDX化環境の準備と実際のDX化を一度ご体感頂き、その効果と価値を直接お確かめください。
◆メールでのご相談 ・・メールアドレス： akira.ito@ace-united.co.jp
◆お電話での連絡・・電話番号：022-290-6931
※メール、お電話の際は、
・エースラボの記事をみた
・無料お試しＤＸ希望
の旨をお伝えください。
2023年9月11日
2025/4/28 改訂
