「DX（デジタルトランスフォーメーション）による業務効率化は簡単！？」
「１時間かかる作業が５分で終わる」
「毎回３０分かかっていた会議資料の準備が不要になる」
こんな業務効率化が「誰でも簡単に実行可能」だったらどう思われますでしょうか？
こんにちは。
エースユナイテッド（株）の経営支援チーム「エースラボ」の伊藤と申します。
私はエースラボでは「DX研究員」として、
訪問先と社内の現場では「かんたんDX」を実践する「ＤＸ課長」として、
DX（デジタルトランスフォーメーション）によるデジタルを活用した業務効率化の検証と実践を通じ、
どうしたら仕事は
「楽になる？」
「効率的になる？」
「業務が楽しくなる？」
を日々追及し、冒頭に述べたような業務の効率化を実施しています。
そんな私から今回から、皆様にお伝えしたいのは、
「DXで業務の効率化を実践するのは難しくありません！誰でもできます」
ということです。
「DX」と聞くと、複雑で高価なシステムを入れてデジタル化させないといけないの？
などと、凄く敷居が高いイメージを持ってしまいそうですが、そんな事はありません。
特別な環境は必要ありません！
PCとネット環境があればOKです！
高額なシステムやソフトウェア、機材の準備は不要です
「かんたんDX」では、やたらと手数と時間がかかって作業効率が悪い業務に対して
デジタルツールを用いたちょっとした工夫を加えて業務を楽にするのはもちろん、
（業務効率化による）生産性も大幅アップさせていきます。
※例えば、ほぼ手作業で毎月の収支計算業務を行っていたため作業完了まで１日以上かかっていたけど、webのクラウド上でのデータ共有と自動集計できる仕組みを作った結果、わずか１時間で終わるようになったという事例もございます。
デジタルツールって聞いただけで難しく考えてしまいそうですがこちらも心配は不要です。
だって、皆さんは既に「デジタルツール」を使用しているからです。
例えば、相手にメッセージを届けたい時、昔は手紙を書いて送っていましたが今はメールです。
この、「手紙⇒メール」の変化もアナログ⇒デジタルであり、
仮に今「手紙⇒メール」への切り替えが行われたとしたら、それは「ＤＸ」です。
メールのようにすぐ手元にあって気軽に使えめ難しくないデジタルツールやITを活用していきます。
実は「気軽に使えるデジタル」はいっぱいあります。
ＩＴの知識よりも慣れが大事と考えて頂ければ、デジタルツールは難しくないということを理解して頂けると思います。
エースラボでは気軽に使えるデジタルとして「Googleドライブ」「Googleスプレッドシート」などの
無料で使えるGoogleのサービスを活用しております。
※このGoogleのサービスは次回以降詳しくご紹介させていただきます。
DXを進める際に最も重要なポイントはずばり！
「冗長性の排除」です。
「冗長」とは、重複していたり不必要に長かったりしてムダが多いことを言います。
つまり、業務で発生してしまっているものや作業の重複、要領の悪い箇所を排除するということであり、
「そのやり方、ムダに時間と手間がかかってない？」
「何であっちにもこっちにも同じデータがあるの？」
「そもそも、それ必要？」
とツッコミたくなる様な仕事の「ムダ」を排除し、出来る限り単純に、簡単に、楽にすることについて反対の方はいませんよね？
例えば、あなたの自宅にて４人で食事をしていたとします。
食事が終わり、テーブルの上にある４人分のお皿をあなたが台所に片づけることになりました。
その時、お皿を手で持って運んでいたとしたら、１回で持てるお皿の量は少ないので
何回もテーブルと台所を往復しないといけません。
それでは、お盆を準備してみたらどうでしょうか？
お盆の上に同じお皿を重ねて上手につめればテーブルにある全てのお皿を１回で台所まで運ぶ事ができます。
上記例の様に、手でお皿を何往復もして運ぶ様な、非効率でムダな動きが発生してしまっている業務のやり方を
どこかの部門の誰かがしてしまっていないでしょうか？
もし思い当たるふしがあるのであれば、お盆を準備して渡してあげる必要があり、それが「ＤＸ」になります。
これまで実際の現場でありました冗長性を何パターンか紹介しますと
・売上目標値が２つあった。
（どっちが正しい情報・・？）
・手書きで書いた伝票をエクセルに打ち直していた。
（二度手間なんで１回でできない・・？）
・作成した張本人しか見ていない売上管理表があった。
（みんなで１つの資料作成して共有できない・・？）
・毎月、大量の会計データを目で確認しながら収支を手計算していた。
（手計算しなくてもいいように、自動計算にできない・・？）
などなど・・。
このような冗長性を排除し、仕事全体を単純に、簡単に、楽にする事で、
時間、経費、人などの資源を効果的に効率化できるのは想像に固くないと思います。
繰り返しになりますが、DXの重要なポイントは冗長性の排除であり、
そのためには先ずは
・業務の流れはどうなっているのか？
・どの業務に手を加えれば効果的な効率化を実現できるか？
を明確にすることが重要です。
「それムダじゃない？」という課題点（冗長性）を発見し、
「身近にあって気軽に使えるデジタルツール」を活用して効率化を行う。
その具体的な流れと方法を提案、実践していくのがエースラボ「DX研究員」である私、伊藤の役割です。
次回は、エースラボが提案する気軽に使えるデジタルツール、
「Googleクラウド」について紹介させて頂きたいと思います。
2024年6月28日 改訂
