第1回 業務効率化は簡単!?

「DX(デジタルトランスフォーメーション)による業務効率化は簡単!?」

【DXは簡単!?】
「1時間かかる作業が5分で終わる」
「毎回30分かかっていた会議資料の準備が不要になる」
こんな業務効率化が「誰でも簡単に実行可能」だったらどう思われますでしょうか?

初めまして。エースラボの伊藤と申します。
・私はエースラボでは「特命研究員DX」として、
・訪問先と社内の現場では「出張係長DX」として、
DX(デジタルトランスフォーメーション)による業務効率化の検証と実践を通じ、
どうしたら仕事は
「楽になる?」
「効率的になる?」
「業務が楽しくなる?」
を日々追及しては、冒頭に述べたような業務の効率化を実施しています。
そんな私から今回から、皆様にお伝えしたいのは
「DXで業務の効率化を実践するのは難しくありません!誰でもできます」
ということです。

【そもそも「DX」ってなにをするの?】
「言葉は知っているけれど、実際はどういう意味?」
「何をもってDXなのか?が正直分からない」
「DX」に対して上記のような疑問をお持ちではないですか?
「DX」は2020年あたりに流行語になり、今となっては大分浸透した言葉になってます。
「DX」はたいへんパワフルな概念なので世間に認知されることは良い事だと思いますが、
解釈があいまいなまま、「DX」という言葉だけが広まっていったしまった状態になっている部分もかなりあるのではないかと思います。
また、「DXって、難しい仕組みを入れてデジタルな会社にさせないといけないの?」
と、凄く敷居が高いイメージを持ってしまいがちにもなってしまいます。
確かに、DXは「デジタルツールの活用、IT化によって仕組みそのものを変えていく」と言われますが、結構スケールが大きい話に聞こえます。
国や大企業などのテーマとしていくのは分かりますが、我々中小企業にはピンときません。

エースラボでは、「DX」をもっと身近なものと捉えていて、
「今の業務や環境に対して、ちょっと工夫をこらして仕事を効率化させよう!」
という、会社の規模は問わない「誰でもできるDX」を実践しています。

「誰でもできるDX」は特別な環境は必要ありません。
PCとネット環境があればOKです。
高額なサービス契約やソフトウェア、機材の準備は不要です。

「今やっているこの業務、結構な手間なんだけど少し手を加えたら仕事が楽にりそう」と思う所から
「直ぐ手が付けられて、効果が高そうな場所」をみつけ、
デジタルツールを用いたちょっとした工夫を加えて業務を楽にしていきます。

「デジタルツール」って聞いただけで難しく考えてしまいそうですが心配は不要です。
だって、皆さん既に「デジタルツール」を使いこなしているからです。
例えば相手にメッセージを届けたい時、昔は手紙を書いて送っていましたが今はメールです。
この、「手紙⇒メール」の変化もアナログ⇒デジタルであり、仮に今「手紙⇒メール」への切り替えが行われたとしたら、それは「DX」です。

「デジタルツールを用いたちょっとした工夫」は、「ビックデータ」や「AI」などの敷居の高いデジタルを知識を持って使いこなすという訳ではなく、
メールのようなすぐ手元にあって気軽に使える、難しくないデジタルツールやITを活用していきます。
実は「気軽に使えるデジタル」は探せばいっぱい出てきます。
ITの知識よりも慣れが大事と考えて頂ければ、デジタルツールは難しくないということを理解して頂けると思います。

【誰でもできるDX!ターゲットにしやすいよくある5項目】
とはいうものの、「工夫したら良い箇所って具体的にどこだろう?」と疑問に思われるかもしれません。
DXを実践するためには
・業務の流れはどうなっているのか?
・どの業務に手を加えれば効果的な効率化を実現できるか?
この2点を明確にすることが重要になってきます。
「どの業務に手を加えればよいか?」には分かりやすいヒントがあります。
そのヒントとは、以下の業務効率化のターゲットにしやすい5項目です。
1)紙
2)電話
3)FAX
4)現金
5)ハンコ
これらのターゲットから、「直ぐ手が付けられて、効果が高そうな場所」を考えていくというのもアプローチ方法の1つです。

今回は上記ターゲットの中から1)「紙」について、私伊藤がたずさわった実例を紹介いたします。
現在、私はあるお店の業務効率化をお手伝いをしております。
以前、課題の1つとしてあったのが、店舗スタッフに毎日提出してもらっている業務日報の効率化です。
当時の流れはこんな感じでした。

日報はエクセルで作成、印刷して店舗スタッフに配布

店舗スタッフは業務終了後、手書きで日報を作成し管理者へ提出

毎月1回、管理者が1枚ずつ日報の内容を確認しながら、まとめ用のエクセルへ手入力

上記の様なアナログよりなやり方だと印刷コストがかかるのはもちろんですが、それよりも毎日手書きをするスタッフと、
まとめ作業をする管理者の手間と時間のコストが結構かかってしまい非効率な状態でした。

負担が大きい日報業務を効率化させるため、webページ上に質問内容と回答欄を作成できる「Googleフォーム」というツールを使用して日報の入力画面を作成。
URL1クリックで簡単にweb上で日報入力できる様にしました。
スマホからもアクセスできますので、スタッフは個人のスマホからも気軽に日報を送れるようにもなりました。
その結果、紙とインクのコストを0に、毎日10~15分手書きにかかっていた時間がスマホでの入力に変わり、3~5分の時間で済む様になりました。
たった10数分の節約と思った方はこの10数分にスタッフさんの数を掛けて、さらに営業日を掛けてみてください。
その時間を全てお客様のために使えたらどうなるでしょう??

日報の内容はGoogleスプレッドシート(web上で使える表計算)に自動収集され、更にそこへちょっとした工夫を加え、スタッフ別でデータが自動整理される様にしました。
これにより、毎日1時間以上かかっていた管理者の日報集計業務も不要になりました。
管理者が毎日1時間ずつ仕事に使える時間が増えたら?? 彼らはどんな影響を会社にもたらすのでしょう?
つまりこれらこそがみなさんがDXから得られる成果、ということです。
賢明な経営者の皆様にはもうDXにチャレンジしない理由はどこにもありませんね。

【DX最大のポイントは冗長性(じょうちょうせい)の排除】
さてDXを進める際に最も重要なポイントはずばり、冗長性の排除です。
「冗長」とは、重複していたり不必要に長かったりしてムダが多いことを言います。

つまり、業務で発生してしまっているものや作業の重複、要領の悪い箇所を排除するということであり、
「そのやり方、ムダに時間と手間がかかってない?」
「何であっちにもこっちにも同じデータがあるの?」
「そもそもそれ必要?」
とツッコミたくなる様な「ムダ」を排除し、
出来る限り単純に、簡単に、楽にすることについて反対の方はいませんよね?

例えば、あなたの自宅にて4人で食事をしていたとします。
食事が終わり、テーブルの上にある4人分のお皿をあなたが台所に片づけることになりました。
その時、お皿を手で持って運んでいたとしたら、1回で持てる皿の量は少ないので
何回もテーブルと台所を往復しないといけません。
それでは、お盆を準備してみたらどうでしょうか?
お盆の上に同じお皿を重ねて上手につめればテーブルにある全てのお皿を1回で台所まで運ぶ事ができます。
(お盆を買うお金が気になる方もいるかも知れませんが、一回買ったお盆はくり返し使えます。)

ここで考えてみてください。
例の様に手でお皿を何往復もして運ぶ様な、非効率でムダな動きが発生してしまっている業務のやり方を
どこかの部門の誰かがしてしまっていないでしょうか?
もし、思い当たるふしがあるのであれば、お盆を準備して渡してあげる必要があり、それが「DX」になります。

これまで実際の現場でありました冗長性の排除例を何パターンか紹介しますと
・売上目標値が2つあった。
・手書きで書いた伝票をエクセルに打ち直していた。
・作成した張本人しか見ていない売上進捗表があった。
・各部門でまったく違うフォーマットを使い独自の方法で実績管理していたので全体で業績が良いのか悪いのか分からない。
などなど…。
このような冗長性を排除し、仕事全体を単純に、簡単に、楽にする事で、
時間、コスト、人材などの資源を効果的に効率化できるのは想像に固くないと思います。

繰り返しになりますが、DXの重要なポイントは冗長性の排除であり、
そのためには先ずは
・業務の流れはどうなっているのか?
・どの業務に手を加えれば効果的な効率化を実現できるか?

を明確にすることが重要です、

「それムダじゃない?」という課題点(冗長性)を発見し、
「身近にあって気軽に使えるデジタルツール」を活用して効率化を行う。
その具体的な流れと方法を提案、実践していくのが
エースラボ「特命研究員DX」である私、伊藤の役割なんです。

次回は、エースラボが提案する気軽に使えるデジタルツール、
「Googleクラウド」について紹介させて頂きたいと思います。