第17回 「基本のDX」数値データ管理業務資料③

業務をDX化できる環境を作るのに費用やITの知識はいりません。

「これを知るだけで、表でのデータ活用が劇的にアップします!
たくさんのデータの中から欲しいデータだけの合計を出す「sumif関数」をご紹介!

こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
前回はsum関数など、表での数値計算によく使う関数をご紹介させていただきました。

今回は表にたくさんあるデータから、
必要なデータだけの合計値を自動計算できちゃう便利な関数「sumif関数」をご紹介します。

実際の使用例の画像を添えながら関数の構造や使いかたのイメージはお伝えしますが、
本記事で関数をマスターさせるための教科書のような細かい解説はいたしません。

それよりは「こんな関数があって、こんな風に自動計算できて知っておくと便利ですよ」
ということをなるべく分かりやすくお伝えさせていただければと思います。

その結果「なるほど!表にデータがあればこんな風に自由に自動計算できるのね!」
ということを知っていただくことを今回のゴールと考えております。

「こういうデータ集計が自動計算でできる」ということを知っていただき、周囲や部下の方にデータ集計の構成内容に
対して具体的な指示を出したり、今までできていなかった売上の細かい分析ができる様になるなど、新しいデータ活用の方法を
知るきっかけになれば幸いです。

「やり方を調べながら実際に自分でsumif関数を作成してみたい!」という方向けに
詳しい使い方を解説したwebサイトもご紹介させていただきますので実践されたい方はぜひそちらをご参考ください。

ではさっそくまいりましょう。

sumif関数は、「合計」を意味するsumと、「もしも」を意味するifで構成されております。

つまり、sumif関数とは「もし、この条件に合致するデータがあれば、その合計を出して」という意味で、
条件を付けて指定した範囲の合計を計算してくれます。

例えば、
・性別が女性の購入者だけで売上合計を出したい。
・所在地が仙台市内の取引先だけで売上合計を出したい。
など「希望の条件に合ったデータ」だけの合計を自動計算してくれる大変便利な関数です。

sumif関数の構成は以下のようになってます。
=sumif(条件を指定する範囲 , 条件の内容 , 合計を出す範囲)

もうちょっとかみくだくと
=sumif(もし、この列の◯行目から◯行目が , 〜だったら , この列の◯行目から◯行目までの合計をだす)
という構成になっております。

sumif関数を使用した際の具体的なイメージとして以下の参考画像をご覧ください。

実際の詳しい使い方を知りたい方はこちらのwebサイト(QR)をご覧ください。

詳しく説明してくれております。

参考webサイト:「SUMIF関数の使い方|条件で合計、集計する」

もう1つ「sumifs関数」という関数も一緒にご紹介させてください。

sumifs関数とは、sumifに複数形の「s」が付いた関数で、条件(if)を複数付けられる関数です。

sumif関数は条件を1つしか指定できませんが、sumifs関数は何個でも
(厳密にいうと最大127個まで)条件を指定できちゃいます。

例えば、
・性別が女性で、年齢が30代という条件で売上合計を出したい。
・所在地が仙台市内の取引先で、売上月が3月で、営業担当は伊藤という条件で売上合計を出したい。

など、「これが◯◯で、かつ、これは△△、そして、これは✕✕・・」
という様に合計を出したい条件を2つ、3つなど複数設定できます。

余談ですが私が日頃使っている関数の第1位はダントツでこのsumifs関数です。

sumifs関数の構成は以下のようになってます。

=sumifs(合計を出したい範囲,1つ目の条件の範囲,1つめの条件,2目の条件の範囲,2つ目の条件・・・)

もうちょっとかみくだくと

=sumif(この範囲の合計を出すよ!,1つ目の条件はこの範囲はここ!,1つ目の条件はこれ!,2つ目の範囲はここ!,2つ目の条件はこれ!・・)

という構成になっております。

sumifs関数を使用した際の具体的なイメージとして以下の参考画像をご覧ください。

使い方の詳細はこちらのwebサイトをご覧ください。詳しく説明してくれております。

参考webサイト:「複数の条件に一致するデータの合計を求めるSUMIFS関数」

※本書に登場する画像の表は、Googleが無料で提供している表計算ツール「Googleスプレッドシート」で作成しております。
Googleアカウント(Gmail)があれば誰でも無料で使用できます。

Googleスプレッドシートに関する情詳細はこちら(過去記事)をご覧ください。

【その便利さを一度経験するともう元には戻れなくなる・・
作業効率が爆上がりする「googleスプレッドシート」 騙されたと思って試しに使ってみて!】

まとめますと、

「sumif関数」は、指定した条件に合致したデータの合計を自動計算してくれる関数です。

(条件の指定は1つだけ)

「sumifs関数」は、複数の条件を指定して、その全てに合致するデータの合計を自動計算してくれる関数です。

(条件の数は最大127コまで)

いかがでしたでしょうか?関数を用いた表からの自動集計でできる事の知識が増え今後の業務のお役に立てれば幸いです。

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