GOOGLE WORKSPACEを使おう!VOL.1

概要をお伝えしたいと思います。

こんにちはエースユナイテッド(株)企画室の伊藤です。

今回「google Workspace とはなにか? 」というタイトルでgoogle Workspaceについての概要をお伝えしたいと思います。

Google Workspaceとは、googleが提供しているGmail や ドライブ(クラウドサービス)、カレンダー等のサービスをビジネス向けにパッケージングしたグループウェアです。

※グループウェアとは?

ITを利用して情報や資料の共有、作業の進捗管理などの業務管理を行うシステム。

常に新しい情報を全体共有する事で効率的で無駄のない業務管理が可能になる。

GmailやGoogleカレンダーなどのサービスは、普段使われいる方が多いかと思います。

androidのスマホをお持ちの方は特に馴染みが深いのではないでしょうか。

それらのgoogleが提供しているサービスを利用し、業務のメインツール(グループウェア)としてひとまとめで準備、管理を行えるのがGoogle Workspaceになります。

グループ「ウェア」とは言っておりますが、全てweb上にて実行されますので

ネット環境とネット接続できるデバイス(PCやタブレット)があればOK!

特に専用のソフトウェアをPCにインストールする必要はありませんのでPCに依存はしません。

そんなGoogle Workspaceには様々なサービスが用意されておりますが、

先ずは把握しておきたい主な機能をご紹介します。

・Gmail

お馴染みの方が多いであろうGmail

Google WorkspaceではGmailに独自ドメイン(メールアドレスの@以降を自由に決められる機能)を設定できます。

それにより、通常のgmailと同じ使い方で会社の正式メールアドレスとして管理できます。

専用のメールサーバーを準備する必要もないですのでメール管理費のコストカットにも繋がります。

・カレンダー

Google が提供するスケジュール管理サービス。

具体的にはカレンダーに予定を入れてスケジュールするのですが、こちらもスマホ等で利用されている方がもしかしたら多いのかもしれません。

誰とスケジュールを共有するかもグループ内で簡単に管理できますのでスケジュール全体の効率化に繋がります。

・ドライブ

いわゆるクラウドによる、webへのデータ保存ができます。

契約プランによりますが、最低でも1人あたり30GBまでドライブへのデータ保存が可能になります。

・MicrosoftOFFICEに替わる機能も充実

Microsoftの製品であるワード、エクセル、パワーポイントに替わる機能も備わっており、以下の3つが用意されております。

・ドキュメント(google版のワード)

・スプレッドシート(google版のエクセル)

・スライド(google版のパワーポイント)

OFFICE製品とほぼ同じ要領で文書や資料の作成、印刷ができます。

ドライブ上でデータを新規作成し、webブラウザで表示させて入力操作をします。

カレンダーと同様に「誰と資料を共有するか」を簡単に管理ができる点と、リアルタイムで入力情報がバックアップされますのでデータの消失リスクが少ないのが大きなメリットです。

・Google Meet

ZOOMの様なビデオ会議ができる機能です。

グループメンバーであれば誰でも自由に時間無制限の会議を開催することができます。

・googleフォーム

webページ上で実施するアンケートを簡単に作成ができます。

アンケート結果はスプレッドシート(google版エクセル)に自動で集計する事も容易に可能で、アンケート結果管理も楽に行えます。

・サイト

専門知識不要で誰でも簡単にwebページを作成する事ができます。

当サイト(エースラボ)もこのサイト機能を使用し作成しております。

Chat

チャット機能も備わっております。

チャットのメッセージ入力欄からドライブ内のデータ送信や、Google Meet(ビデオ会議)への立ち上げも可能です。

上記が主な機能になります。

如何でしょうか?

google Workspaceがあれば情報共有と管理機能の効率化に加え、大体の業務ができちゃう事を把握いただけたのではと思います。

次回は、google Workspaceは何が良いのか?をテーマに

google Workspaceの優れている点をお伝えしたいと思います。