アンケート調査やお問合わせ受付などの情報収集業務のDXは「googleフォーム」を使えばOK！
これだけで社内外問わず情報収集業務は数十分で完了する簡易業務になります！
こんにちは。エースラボ「特命研究員DX」の伊藤です。
今回は情報収集のDX（デジタル化によるローコストで爆発的な業務改善）のお話です。
例えば社内で
- 懇親会の出欠確認
- 健康診断日程の確認
社外向けに
- 「商品お問い合わせ」
- 「サービスの申込み受付」
- 「セミナー参加受付」
などの情報収集する業務。
どこかしらで定期的に発生していると思いますが、どのような方法で実施してますか？
紙に記入してもらい、人の手で回収、管理という手順で作業してますか？
上記のような業務は「Googleフォーム」を使うと簡単にDX化できます。
「Googleフォーム」とは、オンライン（webページ）に誰でも簡単にアンケートや問い合わせページを作れるgoogleが提供する無料サービスで、Googleアカウント（Gmail）があれば誰でも使用可能です。
「アンケート」、「申込み受付」、「問合わせ受付」などは全部「Googleフォーム」１本でOK！
「Googleフォーム」を活用すればアンケート用紙の作成は不要！印刷も不要！
集計も勝手にやってくれるので用紙回収と集計も一切不要！
操作も簡単で、数十分ほどで作成が完了し、直ぐ運用可能なお手軽さです。
「googleフォーム」は基本的に質問内容を入力し、回答方法を決めるという操作だけでできあがります。
参考画像：「googleフォーム」の画面と基本的な操作
例えば、質問内容を、「年齢」「性別」「お住まい」「職業」「現在契約中の〇〇」など設定してアンケートフォームを作成できます。
「氏名」「連絡先」「ご希望のコース」という質問を設定すれば、お申込みフォームが完成します。
設定した質問次第で好きなように作れますし、難しい操作は不要。
数分もすれば操作に慣れるのもおすすめする理由です。
当社でもこの「Googleフォーム」日々使用しており、
など、社内・社外問わず様々なシーンで活用しています。
とくに、アンケートを用紙から「Googleフォーム」へ変更は作業が劇的に効率化されました。
用紙の頃は「綺麗なアンケート用紙」を作成するためにエクセルで体裁を整え、枠内にきちんと印刷できるのかテストしたりと、用紙作成だけでも一苦労で数時間かけて作ってました。
質問内容が追加された時はこれもまた大変で、エクセルでの再構成が必要でした。
記入済みのアンケート用紙も人の手で回収し、１枚ずつ用紙を見ながら回答結果をＰＣへ入力してと、これも手間のかかる作業でして量が多いと１回の集計に１時間はかかっていました。
お客様も手書きなのでひと手間かかっていたと思います。
それが「Googleフォーム」になったらどうでしょう
質問内容入力と回答方法を設定するだけで準備ＯＫ！
後はフォームのＵＲＬを伝えるだけ、トータル30分かからずに業務修了。
回答結果はフォーム上に自動で記録されていくので作業時間はゼロです。
入力頂くお客様もアドレス読み込んでスマホで入力が可能になったので負担も軽くなったと思います。
イメージ画像（紙のアンケート用紙を「Googleフォーム」でデジタル化）
「googleフォーム」は本当に簡単操作で作成でき用途も広く、非常に便利ですのでぜひ１度触れてみてください。
以下に「googleフォーム」の利用方法を記載しておきます。
※注1 PCでの作業になりますので、本誌を見ながらPC上で操作をしてください。
※注2 事前にgoogleクローム（webブラウザ）で、Gmailにログインする必要があります。
➀ googleクローム（webブラウザ）を開き、トップページ右上の赤〇をクリック
② 表示されたgoogleアプリ一覧から「Forms」を探してクリック
※人によって表示されている位置が異なります。
③ 「新しいフォームを作成」の中にある「空白」をクリックするとフォームが開きます。
※余談ですが予めデザインされているテンプレートから選択もできます。
これで準備OKです！わずか３クリックでできました！
このまま直ぐに作成できます！
もっと詳しく操作方法を知りたい方は、外部のサイトですが操作方法をもっと細かく教えてくれるページがありましたのでご紹介しておきます。
【徹底解説】Googleフォームの作り方と基本的な使い方｜集計や管理業務をスマートに
併せて分かりやすく解説してくれているYouTube動画もご紹介させて頂きます。動画派の方はこちらをご覧ください。（15分程度の動画です）
Youtube動画 Google フォームの使い方（入門編）
「googleフォームに手をつけてみたけどうまくいかない！」という方は、お気軽に伊藤までお気軽にご相談ください。
ご相談頂いた際にスケジュール調整をさせて頂き、オンラインミーティングにて作成サポートを実施させて頂きます。
次回は、googleフォームを活用して普段の業務にも活用して業務効率化する方法とその事例をお届けいたします。
2023年3月30日
2024年12月23日改訂
