なぜワード・エクセルではなく、ドキュメントとスプレッドシートなのか
こんにちは！企画室の伊藤です。
皆さんの業務に役に立つ情報提供を目指す「こちら情報共有室」
3回目の今回はgoogleドライブ上で使用しております「ドキュメント」と「スプレッドシート」についてです。
お馴染みの方と、そうでもない方と両方いらっしゃると思いますが、先ずは大まかな概要についてお話いたします。
・出来ることはエクセル、ワードとほぼ同じ
「ドキュメント」と「スプレッドシート」はgoogleドライブ（クラウド）上で作成・保存できる「エクセルとワードとほぼ同等の機能」を兼ねそろえたgoogleが提供するサービスです。
機能的に「ワード」にあたるのが「ドキュメント」で、「エクセル」にあたるのが「スプレッドシート」になります。
操作感覚としては、細かい関数の差や表示の違い等は多少あるにせよ、基本的にはエクセルやワードと変わりません。
スプレッドシートで普通に表計算や資料は問題なく作れます。
エクセル等は個別のファイルを立ち上げますが、スプレッドシート等のデータはgoogleクロームのタブ（webページとして）表示され、
web上で開いて操作をします。
また、データ自体もファイルではなくwebサイトの様にURLで管理されます。
それでは次に、ドキュメントとスプレッドシートのメリットをお伝えしたいと思います。
◆高い保存性（リアルタイム自動保存）
「ドキュメント」と「スプレッドシート」は何か１つでも変更が加わるとリアルタイムで自動的にクラウドへ保存してくれます。
何らかのトラブルでPCやエクセルがフリーズしてしまい「保存していなかった更新分のデータ」が消えてしまった！という事態を防ぐ事ができます。
◆データの復元性
リアルタイムで保存されている上に、更新の記録もされており、
まで細かく確認ができ、指定の箇所までさかのぼる事ができます。
この機能により、例えば
「資料を３日前の状態に戻してそこから作り直したい」
「上書きしてしまった消えた過去の内容を見たい」
などの要望に応える事が可能です。
◆自由度の高い共有性
データを共有したい相手のgmailアドレス（会社のアドレス）を指定するだけで共有をかける事が出来ます。
単体の資料に対してはもちろんですが、フォルダ自体に共有をかける事も可能です。
フォルダに共有をけかますと、そのフォルダ内のデータ全てに共有が自動的にかかりますので、共有を受けた方はフォルダ内のデータ全てにアクセス出来るようになります。
共有されたデータはリアルタイムで同時閲覧、更新することが可能です。
もちろん、更新されたデータは誰が行ってもリアルタイムで保存されます。
データの復元性でも説明しましたが、誰が・いつ・どこを更新したのかも分かります。
リアルタイムでの（共有された）複数人による資料の同時閲覧、同時編集を用いてる事で、エクセルやワードの資料を人数分印刷する必要はなくなり、ローカルサーバーへのアクセス(権限）が必要という事もなくなり、場所に関係なく会議を開催する事が可能になります。
実際にエースユナイテッドで使用されいるシーンの一例を挙げますと、
などで「ドキュメント」と「スプレッドシート」は活用されております。
もう少し例を挙げます。
以前、企画室で急ぎの案件があり、当社メンバーとライターのSさん、
印刷担当のMさん、webページ担当Iさん打ち合わせをする必要が発生しました。
皆さんの「空いている時間」を確認し、オンライン（google meet）での会打ち合わせの日時を決めました。
当日はSさんとIさんは自宅から、Mさんは会社から、当社メンバーは社内の会議室からの参加にて実施されました。
（移動はしないので時間の相談は集まるよりもし易かったです）
伊藤が事前に会議時の議題をまとめた資料（議事）をドキュメントにて作成し、共有をかけ、チャットワークにてURLを共有。
資料のURLに各自アクセスするだけで会議の準備はOK。
会議での決まり毎は議事に追記しリアルタイムで記録を共有。
会議の最中で新たに必要となったスプレッドシートやPDFも議事にURLを貼り付けるだけで簡単に共有、アクセスが出来るようにしました。
上記の例でも分かるように、時間と手間（移動や資料配布のプロセスなど）を可能な限り省き、簡単に情報の共有、アクセスが可能になる、つまりは効率化を図り生産性の向上につながる働き方ではないかと思います。
普段の使い方を例に上げさせて頂きます。
- 【 部署内での資料を新規作成する場合 】
- 【 既存のワードやエクセルのファイルを共有 】
- 【 出先からの打ち合わせ 】
如何でしたでしょうか？少しでもドキュメントとスプレッドシートに関するメリットが伝わりましたら幸いです。
次回はgoogleドライブの共有に関して、少し詳しくお話できればと思います。
