GOOGLE WORKSPACEを使おう!VOL.3

なぜワード・エクセルではなく、ドキュメントとスプレッドシートなのか

こんにちは!企画室の伊藤です。

皆さんの業務に役に立つ情報提供を目指す「こちら情報共有室」3回目の今回はgoogleドライブ上で使用しております

「ドキュメント」「スプレッドシート」についてのお話をしたいと思います。

お馴染みの方と、そうでもない方と両方いらっしゃると思いますが、先ずは大まかな概要についてお話いたします。

・出来ることはエクセル、ワードとほぼ同じ

「ドキュメント」と「スプレッドシート」はgoogleドライブ(クラウド)上で作成・保存できる「エクセルとワードとほぼ同等の機能」を兼ねそろえたgoogleが提供するサービスであり、機能的に「ワード」にあたるのが「ドキュメント」で、「エクセル」にあたるのが「スプレッドシート」になります。

操作感覚としては、細かい関数の差や表示の違い等は多少あるにせよ、基本的にはエクセルやワードと変わりません。

スプレッドシートで普通に表計算や資料は問題なく作れます。

エクセル等は個別のファイルを立ち上げますが、スプレッドシート等のデータはgoogleクロームのタブ(webページとして)表示され、

web上で開いて操作をします。

また、データ自体もファイルではなくwebサイトの様にURLで管理されます。

それでは次に、ドキュメントとスプレッドシートのメリットをお伝えしたいと思います。

高い保存性(リアルタイム自動保存)

「ドキュメント」と「スプレッドシート」は何か1つでも変更が加わるとリアルタイムで自動的にクラウドへ保存してくれます。

ですので、何らかのトラブルでPCやエクセルがフリーズしてしまい「保存していなかった更新分のデータ」が消えてしまった!という事態を防ぐ事ができます。

データの復元性

リアルタイムで保存されている上に、更新の記録もされており、

・誰が

・いつ(年月日、時間)

・どこを

まで細かく確認ができ、指定の箇所までさかのぼる事ができます。

この機能により、例えば「資料を3日前の状態に戻してそこから作り直したい」や、「上書きしてしまった消えた過去の内容を見たい」などの要望に応える事が可能です。

自由度の高い共有性

データを共有したい相手のgmailアドレス(会社のアドレス)を指定するだけで共有をかける事が出来ます。

単体の資料に対してはもちろんですが、フォルダ自体に共有をかける事も可能です。

フォルダに共有をけかますと、そのフォルダ内のデータ全てに共有が自動的にかかりますので、共有を受けた方はフォルダ内のデータ全てにアクセス出来るようになります。

共有されたデータはリアルタイムで同時閲覧、更新することが可能です。

もちろん、更新されたデータは誰が行ってもリアルタイムで保存されます。

データの復元性でも説明しましたが、誰が・いつ・どこを更新したのかも分かります。

リアルタイムでの(共有された)複数人による資料の同時閲覧、同時編集を用いてる事で、

エクセルやワードの資料を人数分印刷する必要はなくなり、

ローカルサーバーへのアクセス(権限)が必要という事もなくなり、場所に関係なく会議を開催する事が可能になります。

実際にエースユナイテッドで使用されいるシーンの一例を挙げますと、

・社内会議

・グループ会社間の打ち合わせ

・パートナー会社との打ち合わせ

・コンサル業務のミーティング

などで「ドキュメント」と「スプレッドシート」は活用されております。

もう少し例を挙げます。

以前、企画室で急ぎの案件があり、エースユナイテッド企画室のメンバーとライターのSさん、

印刷担当のMさん、webページを担当して頂いておりますIさん打ち合わせをする必要が発生しました。

皆さんの「空いている時間」を確認し、オンライン(google meet)での会打ち合わせの日時を決めました。

当日はSさんとIさんは自宅から、Mさんは会社から、企画室メンバーは社内の会議室からの参加にて実施されました。

(移動はしないので時間の相談は集まるよりもし易かったです)

伊藤が事前に会議時の議題をまとめた資料(議事)をドキュメントにて作成し、共有をかけ、チャットワークにてURLを共有。

資料のURLに各自アクセスするだけで会議の準備はOK。

会議での決まり毎は議事に追記しリアルタイムで記録を共有。

また、会議の最中で新たに必要となったスプレッドシートやPDFも議事にURLを貼り付けるだけで簡単に共有、アクセスが出来るようにしました。

上記の例でも分かるように、時間と手間(移動や資料配布のプロセスなど)を可能な限り省き、簡単に情報の共有、アクセスが可能になる、つまりは効率化を図り生産性の向上につながる働き方ではないかと思います。

それでは最後に、エースユナイテッドでの普段の使い方提案としまして、いくつか例を上げさせて頂きます。

【 部署内での資料を新規作成する場合 】

ドライブ上でドキュメントやスプレッドシートで作成し、共有をかけ、チャットワークにて対象者に対してURLも貼り付けて通知を出す。

URLを受け取った対象者はクリック1つで簡単にデータへアクセスができます。

【 既存のワードやエクセルのファイルを共有 】

共有したいワードやエクセルのファイルをgoogleドライブ上に上げ、共有をかけて頂ければ、ドキュメントやスプレッドシートでそのまま開く事ができます。

【 出先からの打ち合わせ 】

例えば工務部の現場先から、営業部の出張先から等でも、ネット環境とノートPCがあればリアルタイムでの資料共有、google meetにてオンライン会議等も行う事が可能です。(こちらはテレワーク時に認知されたかと思われます)

如何でしたでしょうか?少しでもドキュメントとスプレッドシートに関するメリットが伝わりましたら幸いです。

次回はgoogleドライブの共有に関して、少し詳しくお話できればと思います。