GOOGLE WORKSPACEを使おう!VOL.2

GOOGLE WORKSPACE のアドバンテージ 「google Workspace の何が良いのか? 」

こんにちは。エースユナイテッド(株)企画室の伊藤です。

前回はgoogle Workspaceの概要と主な機能についてふれましたが、今回はgoogle Workspaceの優れている点をお伝えしたいと思います。

優れている点を一言でまとめますと

「データ共有の利便性と高いセキュリティ」です。

これをもう少し詳しく、3つに分けてお話ししていきたいと思います。

分ける3つは以下になります。

・ネット環境とデバイスがあればどこでもアクセス可能

・データに対する共有の利便性と高い保存性

・管理者機能による高いセキュリティー

それでは、1つずつみていきたいと思います。

・ネット環境とデバイスがあればどこでもアクセス可能

ネット環境とネットを開く事ができるデバイス(PCやタブレットなど)があれば

自宅だろうと出張先だろうと場所を問わずもいつでもドライブにある全てのデータにアクセスができます。

もちろん、スマホからのアクセスも可能です。

・データに対する共有の利便性と高い保存性

ドライブにあるドキュメントの文書データや、スプレッドシートの資料データなどは共有することで、1つのデータを共同で作成を行う事ができます。

データの保存性も高く、更新された内容は常に最新の状態で自動保存されますので、入力データが無くなるという心配が無用です。

また、自動保存は過去の記録も細かく残ってますので、

万が一「昨日の状態に戻したい」というシーンが発生しても対応できます。

・管理者機能による高いセキュリティー

管理者機能を使うことでメンバー毎にアクセス権限や公開許可を行えるので、

情報漏えいなどのセキュリティ事故が発生するリスクを低くすることができます。

管理者はメンバーのアカウント(Gmailアドレス)毎にドライブ内にあるデータに対して権利を与えたり制限したすることができます。

権限の設定はフォルダ全体だったり、ファイル1つ1つと個別でも設定できるので要望に応じた細かい権限の設定が可能です。

アクセス権のあるアカウントのみデータにアクセスできますので、

例えば、誤って需要なフォルダのアドレスが外部に送信されてしまったとしても、

アクセス権があるアカウントではない限りそのデータにはアクセスすることはできません。

権限はGmailアドレスアドレスで管理するので難しい知識やセッティングは不要。

シンプル且つ強力なセキュリティ管理を実現できます。

以上がgoogle Workspaceの優れている点のご紹介でした。

データの共有の便利さももちろんですが、やはりセキュリティーがしっかりしているという点が最も大きなポイントになるかと思います。

データ共有の利便性と高いセキュリティを兼ねそろえたgoogle Workspaceはおすすめのワークグループではないかと思います。

次回からはgoogle Workspaceでよく使われるであろうドライブやスプレッドシート、ドキュメントなどをピックアップして

それら使い方などをお届けさせて頂きたいと思います。